Taakverdeling
Een goede taakverdeling houdt rekening met de kwaliteiten en wensen van je medewerkers. Daarmee kunnen zij niet alleen efficiënter werken, maar ook het werkplezier vergroten.
Voorbeeld 1: Heldere taakverdeling
Bij een eerstejaars groep koos de docent voor een specifieke voor gestructureerde taak voor de groep en voor elke individuele student. Per student werden er individuele taken toebedeeld, in plaats van de studenten verschillende rollen te geven. De groep moest een werkstuk in concept aanleveren.
Acht manieren om het werk beter te verdelen.
- Krijg beter zicht op het werk
Voor een goede taakverdeling is het in de eerste plaats belangrijk om beter zicht te krijgen op het werk. Je kunt dit bereiken door je werknemers van tijd tot tijd te vragen naar hun takenpakket. Hierdoor ontstaat een goed beeld van alle werkzaamheden en de manier waarop die zijn verdeeld. Wellicht kom je hiermee ook werkzaamheden op het spoor waarvan je nog niet afwist. Er kunnen in de loop van de tijd namelijk veel taken bij gekomen zijn.
- Zet alle taken op papier
Het is verstandig om alle taken op papier te zetten. Dan kun je daar later altijd op terugvallen, bijvoorbeeld als er onduidelijkheid ontstaat over wie nu precies verantwoordelijk is voor welke taak. Leg de werkzaamheden daarom altijd vast in een functieprofiel. Je geeft daarin een overzicht van de taken en verantwoordelijkheden die bij de functie horen. Dit schept duidelijkheid voor iedereen op de werkvloer en komt ook van pas als maatstaf bij de beoordeling.
- Breng aanwezige kwaliteiten in kaart
Het is belangrijk om te weten welke kwaliteiten je bedrijf in huis heeft. Op die manier weet je bij wie een bepaalde taak in goede handen is. Zo zal de een uitblinken bij direct contact met klanten, terwijl de ander beter tot zijn recht komt als hij op de achtergrond alles in goede banen leidt. Je krijgt extra overzicht door de benodigde kwaliteiten in een schema te zetten. Vervolgens geef je per werknemer aan in hoeverre die kwaliteiten aanwezig zijn of ontwikkeld kunnen worden.
- Ga in gesprek over de taakverdeling
Je kunt de taakverdeling op allerlei momenten aan de orde stellen. Tijdens het planningsgesprek kun je bijvoorbeeld het takenpakket voor het komende jaar bespreken. Vraag bijvoorbeeld welke taken je medewerker energie geven. Als je hier zo veel mogelijk rekening mee houdt in de taakverdeling, kan dit het werkplezier vergroten. Merk je dat bepaalde taken hem niet zo goed afgaan, dan kun je uitzoeken waar dit aan ligt en passende maatregelen nemen.
- Bied een helpende hand
Soms is het voor de goede uitvoering van een taak nodig om een helpende hand te bieden. Het kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn dat een werknemer zich eerst verder ontwikkelt door een opleiding te volgen. Als werkgever kun je dan (financiële) ondersteuning bieden. Ook is het mogelijk dat je eerst bepaalde bevoegdheden moet toekennen, zoals de bevoegdheid om andere werknemers aan te sturen.
6. Delegeer taken aan je medewerkers
Het delegeren van taken kan bijdragen aan een goede taakverdeling. Vooral wanneer jij als ondernemer een flink takenpakket hebt. Wellicht zitten daar werkzaamheden tussen die niet (meer) horen bij je kerntaken, maar wel interessant zijn voor een medewerker. Op die manier kun je iemand die daaraantoe is meer verantwoordelijkheid en uitdaging geven. Jij maakt daardoor tijd vrij voor andere zaken, zoals het vinden van nieuwe klanten.
7. Zorg voor een evenwichtige taakverdeling
Bij een evenwichtige taakverdeling zijn de lasten gelijkmatig over alle schouders verdeeld. Daarmee voorkom je dat de ene werknemer het vuur uit zijn sloffen loopt, terwijl een collega met zijn armen over elkaar zit. Houd daarbij niet alleen rekening met de hoeveelheid werk, maar bijvoorbeeld ook met eentonigheid en complexiteit. Dit kan onnodige werkstress opleveren, waardoor werknemers burn-out kunnen raken.
8. Kijk of de taakverdeling nog steeds klopt
Je bedrijf is voortdurend in beweging. Dat betekent dat het takenpakket van je medewerkers ook verandert. Kijk daarom regelmatig of de taakverdeling klopt. Is deze nog steeds evenwichtig? En heb je nog steeds voldoende mensen en kwaliteiten in huis om alle taken succesvol uit te voeren? Als dat noodzakelijk is, kun je onder meer extra mensen inzetten of de huidige medewerkers verder ontwikkelen. Ook kun je eventueel overgaan tot een efficiëntere verdeling van taken.
De functiebeschrijving
Elke medewerker behoort een functiebeschrijving te hebben. Die beschrijft wat er daadwerkelijk door de werkgever van de medewerker wordt gevraagd en wat de medewerker doet. Niet elk detail wordt beschreven: het gaat om die werkzaamheden die kenmerkend zijn voor de functie. De meeste werkgevers hanteren een vast sjabloon voor de functiebeschrijvingen. Daarin is opgenomen:
- De organisatie: onder wie ressorteert de functie binnen de organisatie?
- Het doel van de functie (meestal in één zin): waarom is de functie in het leven geroepen?
- De werkomschrijving: een in logische volgorde en samenhang beschreven opsomming van de belangrijkste werkzaamheden in de functie (in feite de elementen die ertoe doen bij een beoordeling).
- Contactenpatroon: de belangrijkste in- en externe contacten.
Deze beschrijving vormt een basisdocument voor de indeling van de functie en voor de beoordeling. Afgesproken is dat werkgevers er de komende maanden voor moeten zorgen dat voor alle functies actuele beschrijvingen aanwezig zijn. Een correcte functiebeschrijving wordt ‘voor akkoord’ getekend door de bevoegde leidinggevende en ‘voor gezien’ door de betrokken medewerker(s). Elke werkgever maakt functiebeschrijvingen die passend zijn voor de eigen organisatie.
De spanwijdte (Engels: span of control) is een management-begrip dat aangeeft aan hoeveel ondergeschikten een manager moet leidinggeven. Een marketingmanager kan bijvoorbeeld leidinggeven aan 2 productmanagers, een marktonderzoeker en een reclamemanager. Zijn spanwijdte is dan 4. De reclamemanager geeft op zijn beurt leiding aan een afdeling met 5 medewerkers. Zijn spanwijdte is dan dus 5.
Hoe groter de spanwijdte, hoe platter de organisatie. Dit valt af te leiden uit het organigram of een andere structuurvoorstelling van de onderneming. Bij een grote spanwijdte kan men spreken over een platte organisatiestructuur, bij een kleine spanwijdte van een piramidale organisatiestructuur. Een platte organisatie heeft bepaalde voordelen (directe lijnen; snel en flexibel), maar brengt het gevaar met zich mee dat de manager een te grote spanwijdte heeft en de zaak niet meer onder controle weet te houden.
Het omspanningsvermogen (Engels: scope of control) is in de managementwereld een begrip dat aangeeft aan hoeveel ondergeschikten een manager kan leidinggeven.
Een marketingmanager kan bijvoorbeeld leidinggeven aan een marktonderzoeker, een reclamemanager en twee productmanagers. Zijn omspanningsvermogen is dan 4. De reclamemanager kan op zijn beurt leidinggeven aan 5 medewerkers. Zijn omspanningsvermogen is dan dus 5.
Hoe groter het omspanningsvermogen van een leider, hoe groter het aantal ondergeschikten aan wie deze kan leidinggeven, hoe kleiner het omspanningsvermogen van de leider, hoe kleiner het aantal ondergeschikten aan wie deze kan leidinggeven.
Een metafoor voor het omspanningsvermogen zijn de draaiende bordjes in het circus. Het omspanningsvermogen is het maximaal aantal bordjes dat een artiest kan laten draaien zonder dat er eentje valt. Het omspanningsvermogen vergroten kan op verschillende manieren:
- Door delegatie
- Door de toevoeging van een assistent-to
- Door de toevoeging van een assistent-manager
- Door de toevoeging van de lijn- & staforganisatie
- Door de toevoeging van functionele relaties
Organisatiestructuur
Een organisatiestructuur is opgebouwd uit drie substructuren: een F-indeling (functiestructuur), een P-indeling (personele structuur) en een G-indeling (organieke structuur).
De functiestructuur (of het functiegebouw) beschrijft alle voorkomende functies binnen de organisatie. De personele structuur, beschrijft de personele bezetting van functies op de organisatie–eenheden. De organieke structuur tenslotte, beschrijft de vorm van organisatie-eenheden binnen een organisatie. Deze structuur kennen we als ‘het organisatieschema’ of ‘de hark’ met daarin weergegeven de divisies, sectoren, afdelingen, teams enzovoorts.