Besluitvorming als belangrijkste taak van de manager
Besluitvorming is het doen van een keuze uit alternatieven op basis van relevante gegevens. Op ieder organisatieniveau worden beslissingen genomen en bestaat uit de fasen:
Voorwaarden voor goede besluiten:
- Juiste informatie
- Volledige informatie
- Actuele informatie
Het besluitvormingsproces wordt beïnvloed door:
- de structuur van de organisatie
- de communicatie
- de motivatie
- de cultuur.
Definitie van informatieverzorging
Het vakgebied dat zich bezighoudt met de behandeling van gegevens (ter ondersteuning van activiteiten), opdat deze voor de informatieverzorging in en door de organisatie, alsmede voor controledoeleinden (beheersing) kunnen worden gebruikt.
Betekenis van informatieverzorging
- Het besturen van een organisatie
- Plannen en beheersen van interne processen (zoals investeringsselectie, financiële analyses)
- Afleggen van verantwoordingen
Soorten informatie ingedeeld naar:
- Doelstelling (interne en externe info., managementinfo, operationele info. )
- Inhoud (financieel en niet financieel informatie, kwalitatief en kwantitatief)
- Geaardheid (formele en informele info., (on)gestructureerd))
Inf0rmatiesysteem
Informatiesystemen zijn systemen die de verschillende managementlagen ondersteunen bij de bedrijfsfuncties zoals inkoop, verkoop, marketing, HRM en financiën. Doel: helpen bij coördinatie, besluitvorming, plannen en beheersen.
De kwaliteitseisen van informatieverzorging hebben betrekking op:
- betrouwbaarheid;
- integriteit;
- relevantie;
- effectiviteit (of doeltreffendheid);
- efficiency (of doelmatigheid);
- exclusiviteit;
- controleerbaarheid;
- transparantie;
- beschikbaarheid (of continuïteit).
Betrouwbaarheid is een verzamelbegrip, waarbij het gaat om de mate waarin informatie aansluit op de werkelijkheid. Met dit begrip wordt onder meer bedoeld: juistheid, tijdigheid, autorisatie, beveiliging, volledigheid.
Integriteit wil zeggen dat de informatie aansluit bij de werkelijkheid, en dat niets ten onrechte is achtergehouden of verdwenen. Integriteit is een beperkter begrip dan betrouwbaarheid, en richt zich met name op juistheid, tijdigheid en volledigheid.
Relevantie wil zeggen dat de informatie nuttig dient te zijn voor de uitvoering van taken. Ook hierbij is sprake van een verzamelbegrip: van juistheid, tijdigheid, volledigheid, beschikbaarheid en begrijpelijkheid.
Effectiviteit (of doeltreffendheid) duidt op het doel, het effect dat informatie op de organisatie heeft. De mate van effectiviteit wordt bepaald door verschillende factoren (organisatie, gegevensverwerking, systemen, kennisniveau).
Efficiency (doelmatigheid) richt zich op een optimale verhouding tussen de kosten van informatie en de waarde die deze voor de organisatie heeft. Ook wel, of de gewenste informatie tegen aanvaardbare kosten beschikbaar komt.
Exclusiviteit heeft betrekking op de beperking van bevoegdheden om informatie te muteren, te lezen, te verwijderen, et cetera.
Controleerbaarheid heeft betrekking op de mate en mogelijkheid waarin aangetroffen informatie af te stemmen is met vooraf gestelde eisen.
Transparantie is de eis dat informatie in het gehele traject, van bron tot verslag, doorzichtig moet zijn, zowel top-down als bottom-up.
Beschikbaarheid (of continuïteit) betreft de ongestoorde voortgang van het beschikbaar komen en zijn van de noodzakelijke informatie.