Wat betekent organisatieontwikkeling?
Het ontwikkelen van bedrijven gaat over het verwezenlijken van noodzakelijke organisatieveranderingen om uiteindelijk succesvol te kunnen zijn. Veel veranderingen zijn extern ingegeven; de concurrentie neemt toe, de marktvraag neemt af of de klant laat van zich horen.
Elke organisatie maakt een evolutie door. Zo onderscheidt Lievegoed vier fasen, die steeds een bepaald ontwikkelingsstadium markeren. In de pioniersfase groeit de organisatie tot het punt wordt bereikt dat verdere differentiatie noodzakelijk wordt. In deze differentiatiefase worden functies die eerst door het gehele systeem werden vervuld, overgenomen door subsystemen. Meer concreet: er ontstaan gespecialiseerde afdelingen die elk een functie van het geheel waarnemen (financiën, personeel, planning en dergelijke). In de derde fase vindt de hiërarchisering plaats: de besturing van de subsystemen verplaatst zich van het geheel naar de subsystemen. Door deze decentralisatie- en differentiatietendens ontstaat op enig moment behoefte aan hernieuwde integratie. In de vierde fase worden de subsystemen geïntegreerd in een complexer geheel.
Greiner onderscheidt een vijftal fasen in de ontwikkeling van een productieorganisaties. Elke fase bestaat uit een periode van evolutie (gestage groei), gevolgd door een periode van revolutie (nauwelijks beheersbare verandering, een ‘opstand’ tegen heersende managementstijl).
De snelheid waarmee de verschillende fasen elkaar opvolgen wordt bepaald door de groeisnelheid van de bedrijfstak. Elke fase is tegelijkertijd een gevolg van de voorafgaande en een oorzaak voor de volgende fase. Het model geeft aan welke managementstijl kenmerkend is voor een bepaalde groeiperiode en bovendien wat het dominante probleem is in elke crisisperiode.
Omdat elke fase leereffecten heeft is het volgens Greiner onverstandig te trachten fasen over te slaan. Het topmanagement – of de adviseur – dient echter wel het beperkte scala van mogelijke oplossingen te herkennen: oude oplossingen voldoen niet meer in een nieuwe situatie, en vaak is maar één oplossing juist en actueel. Daarnaast moet men zich realiseren dat de huidige oplossingen de bronnen van toekomstige problemen kunnen zijn.
In de pioniersfase van een organisatie ligt de nadruk op het creëren van zowel een product als een markt.
Kenmerken van de creatieve evolutie:
- De oprichters zijn meestal technisch of ondernemend gericht, ze hebben een hekel aan beheersmatige activiteiten, hun fysieke en mentale energie gaat geheel op aan het maken en verkopen van een nieuw product;
- De communicatie tussen de medewerkers is frequent en informeel;
- De lange uren van werken wordt beloond met bescheiden salarissen en de voordelen die het hebben van een eigen bedrijf met zich meebrengt;
- Besluiten en motivatie worden in belangrijke mate beïnvloed door de feedback vanuit de markt; management handelt op basis van reacties van klanten.
Alle voorafgaande individuele en creatieve activiteiten zijn nodig voor een bedrijf op het uit de grond te trekken. Maar wanneer het bedrijf groeit, zijn steeds grotere productieruns nodig waarbij kennis over de efficiëntie van productie nodig is. ‘Meer medewerkers’ kan niet uitsluitend worden beheerd door middel van informele communicatie, nieuwe medewerkers worden niet gemotiveerd door hun intense toewijding aan het product of de organisatie. Extra kapitaal is nodig, nieuwe boekhoudkundige procedures voor financiële controle.
De oprichters worden belast met het beheer van door hen ongewenste verantwoordelijkheden. Ze proberen op dezelfde wijze door te werken en te handelen zoals ze in het verleden deden.
Business Process Redesign
Een business process redesign is het herontwerpen van bedrijfsproces(sen), waarmee wordt beoogd om door middel van een fundamenteel nieuwe opzet de kosten te verlagen en de efficiency en kwaliteit te verhogen. Het is een managementtechniek en methodologie waarin een organisatie haar bedrijfsprocessen fundamenteel en radicaal herstructureert, om op deze manier grote verbeteringen binnen de organisatie teweeg te brengen.
Lean management
Lean Management is een managementfilosofie die erop gericht is om de organisatie en processen zodanig in te richten dat er optimale waarde gecreëerd wordt voor de klant. In het dagelijks gebruik zien we veel verschillende termen waar Lean in voorkomt, zoals Lean Management of Lean Manufacturing. De basis van principes van LEAN-management worden gevormd door een multifunctioneel inzetbaar team, dat vooraf de gebruikte materialen en het proces beoordeelt. Dit team bestaat uit diverse medewerkers, van productie en onderzoek tot aan accountants toe. Zij hebben als taak van alle processtappen vooraf de kosten te berekenen, zodat het duidelijk is waar de meeste winst kan worden behaald. In hun beoordeling worden beslissingen over make-or-buy of reengineering overwogen.