1. Inleiding
Elke organisatie draait om mensen, middelen en samenwerking. Om doelen effectief te bereiken, moet er structuur zijn: duidelijke taken, heldere functies, logische afdelingen en een manier van leidinggeven die past bij de organisatie. In deze les onderzoeken we hoe organisaties worden ingericht, hoe functies worden opgebouwd, hoe personeel wordt aangetrokken en begeleid, en hoe cultuur het gedrag binnen de organisatie beïnvloedt. Een goede organisatiestructuur vormt daarmee de basis voor succes, groei en een gezonde samenwerking.
2. Organisatiestructuur
Organiseren is een managementfunctie die erop gericht is een structuur van relaties tussen het personeel te creëren, zodat zij in staat zijn de gestelde doelen te bereiken.
Taken
Een taak is de bevoegdheid én de plicht van iemand om een bepaalde activiteit uit te voeren.
- Bevoegdheid: het recht om beslissingen te nemen die nodig zijn voor het uitvoeren van de taak.
- Plicht: de verantwoordelijkheid om de taak daadwerkelijk uit te voeren.
Taken zorgvuldig samenstellen:
- Op het niveau van de uitvoerder.
- Logisch, overzichtelijk en een afgerond geheel.
- Moet uitdaging bieden.
- Mag geen tegenstrijdigheden bevatten.
3. Functies
Een functie is het geheel van taken dat iemand moet uitvoeren.
Functieanalyse – de vier A’s
- Arbeidsinhoud: wat iemand doet.
- Arbeidsomstandigheden: fysieke en organisatorische werkomstandigheden.
- Arbeidsverhoudingen: macht, rapportage, positie.
- Arbeidsvoorwaarden: salaris en secundaire voorwaarden.
Functies groeperen tot afdelingen
- Functionele indeling (F)
- Productindeling (P)
- Marktindeling (M) – bijvoorbeeld bij een bank
- Geografische indeling (G)
4. Organisatiestelsels
Lijnorganisatie
Een eenvoudig organisatiestelsel met alleen functionele afdelingen.
Kenmerken:
- Eenheid van gezag.
- Eenheid van bevel.
Voordelen:
- Simpele structuur.
- Snelle besluitvorming.
- Eenvoudige taakverdeling.
- Weinig (dure) leidinggevenden.
Nadelen:
- Trage besluitvorming bij veel lagen.
- Verantwoordelijkheid voor problemen is moeilijk vast te stellen.
- Weinig betrokkenheid bij het einddoel.
5. Spanwijdte, spandiepte en omspanningsvermogen
- Spanwijdte (span of control): aantal mensen aan wie men direct leidinggeeft.
- Spandiepte (depth of control): alle medewerkers aan wie men direct én indirect leidinggeeft.
- Omspanningsvermogen (scope of control): aantal medewerkers dat een leidinggevende aankan.
Omspanningsvermogen vergroten door:
- Routinematig werk.
- Werken op één locatie.
- Goede training.
- Regels en procedures.
- Ondersteunende systemen.
Lijn-staforganisatie
Een lijnorganisatie met één of meer stafafdelingen. In de praktijk heeft de staf vaak indirecte invloed op de lijnafdelingen.
Matrixorganisatie
Een organisatiestelsel met twee gezagslijnen. Veel gebruikt bij projecten, zoals de ontwikkeling van een nieuw product.
6. Human Resources Management (HRM)
HRM-cyclus: het aantrekken van het juiste personeel
- Personeelsplanning: gebaseerd op het strategisch plan.
- Taakanalyse: volgens de vier A’s.
- Werving: promotie, advertenties, uitzendbureaus, headhunters, bedrijvendagen, tips van personeel, open sollicitaties.
- Selectie: sollicitatiegesprekken, assessments, proefperiode, referenties.
Psychologisch contract
Verwachtingen van de medewerker naar de organisatie
- Veilige en hygiënische werkomstandigheden.
- Inspanningen voor werkzekerheid.
- Uitdagende en bevredigende functies.
- Billijk personeelsbeleid.
- Respect voor vakbondsvertegenwoordigers.
- Oprechte inspraak in beslissingen.
- Respect en bevordering van diversiteit.
- Eerlijke beloning op basis van prestaties.
- Mogelijkheden voor ontwikkeling.
- Respectvolle behandeling.
- Begrip voor persoonlijke problemen.
Verwachtingen van de organisatie naar de medewerker
- De missie en het imago hooghouden.
- Hard werken aan organisatiedoelen.
- Naleving van regels en procedures.
- Respect voor autoriteit.
- Goodwill verdienen door prestaties.
- Meebewegen met leiderschap.
- Loyaliteit en vertrouwelijkheid.
- Goede relaties met collega’s.
- Geen misbruik van middelen.
- Gepaste kleding en uiterlijk.
- Respect voor klanten, cliënten en leveranciers.
Bron: Mullins, 2016
7. Organisatiecultuur
Organisatiecultuur is de verzameling normen, waarden en gedragsuitingen die gedeeld worden door de leden van de organisatie en hen met elkaar verbinden. De cultuur is zichtbaar in werkuren, structuur, kleding, inrichting en omgangsvormen. Sterke culturen worden snel overgenomen door nieuwe leden.
Typen organisatiecultuur
- Machtscultuur (baasgericht): Sterke leider, weinig regels, centrale macht, nadruk op individuele prestaties.
- Rolcultuur (functiegericht): Hiërarchie, regels, procedures, bureaucratie, rol en status belangrijker dan prestatie.
- Taakcultuur (resultaatgericht): Probleemoplossend, deskundigheid, flexibiliteit, dynamiek; moeilijker te sturen.
- Persoonscultuur (mensgericht): Individu centraal, gedeelde waarden, weinig regels, risico op coördinatieproblemen; persoonlijk succes boven organisatiebelang.