1. Inleiding
Elke organisatie wil haar doelen bereiken op een voorspelbare, efficiënte en beheersbare manier. Daarvoor is een goede planning- en controlcyclus onmisbaar. Door vooruit te kijken, duidelijke normen te stellen en resultaten systematisch te meten, ontstaat inzicht in waar de organisatie staat en waar moet worden bijgestuurd. In deze les onderzoeken we hoe organisaties hun processen beheersen, welke vormen van control zij toepassen, hoe kwaliteit wordt gewaarborgd en hoe moderne instrumenten zoals de Balanced Scorecard helpen om prestaties vanuit meerdere perspectieven te verbeteren. Zo krijg je een compleet beeld van hoe organisaties grip houden op hun resultaten en continu blijven verbeteren.
2. Planning- en controlcyclus
Planning en control, ook wel controlling genoemd, is het grotere geheel waarvan management accounting deel uitmaakt. Vaak wordt het begrip te letterlijk vertaald.
- Planning verwijst naar strategische planning en heeft betrekking op het bepalen van strategie, niet op plannen maken in algemene zin.
- Control betekent beheersen (to control) en dus niet “controle” in de zin van inspecteren.
Beheersing
Beheersing betekent nagaan of de gestelde doelen en planning daadwerkelijk worden gehaald, zodat tijdig kan worden bijgestuurd.
Kern van beheersen: meten en regelen.
Een duidelijke planning- en controlcyclus biedt op alle niveaus houvast om op een juiste manier (bij)sturing te geven aan de financiële processen binnen een organisatie.
3. Vormgeving van planning & control in de praktijk
- Beleidsvoornemens uit het periodieke organisatieplan vormen het vertrekpunt.
- Beleidsvoornemens + reguliere activiteiten worden vertaald in een meerjarige activiteitenplanning.
- Dit leidt tot een begroting voor het komende jaar.
- En tot een meerjarenraming.
- Dit gebeurt zowel per afdeling als voor de organisatie als geheel.
- Voortgangsrapportages bewaken de uitvoering en houden de bedrijfsvoering in control.
- Indien nodig worden activiteiten, processen of beleid bijgesteld.
Waarom beheersen?
- Aanpassen aan gewijzigde omstandigheden
- Fouten verminderen en voorkomen
- Omgaan met complexiteit
- Kosten minimaliseren
Vormen van beheersing
- Corrigerende (curatieve) beheersing: achteraf afwijkingen corrigeren.
- Preventieve beheersing: vooraf afwijkingen voorkomen.
Uitgangspunten van beheersing
- Individuele zelfbeheersing
- Groepsbeheersing (sociale controle)
- Organisatiebrede beheersing
- Beheersing door externe belanghebbenden (overheid, vakbonden, etc.)
4. Managementmethoden voor beheersing
- Bureaucratische beheersing: strenge formele regels
- Organische beheersing: individuele en groepsbeheersing
- Marktbeheersing: prijsmechanismen
- Financiële beheersing: budgettering en nacalculatie
- Machinale beheersing: apparaten en instrumenten
Beheersing via systeembenadering
Relatie tussen plannen en beheersen: De planning vormt de norm waarmee resultaten in de beheersingsfase worden vergeleken.
Typen systeembenadering
- Voorwaartskoppelende beheersing (feedforward): vooraf ingrijpen.
- Achterwaartskoppelende beheersing (feedback): achteraf bijsturen.
- Gelijklopende beheersing: realtime beheersing (bijv. tekstverwerker die automatisch corrigeert).
Resultatenbeheersing
Een terugkoppelend proces waarbij gerealiseerde resultaten worden vergeleken met doelstellingen. Bij afwijkingen wordt ingegrepen.
Activiteitenbeheersing
- Opleggen van gedragsbeperkingen
- Activiteiten vooraf beoordelen
- Actieverantwoordelijkheid
- Overcapaciteit
Personeelsbeheersing
De organisatie wil bevorderen dat werknemers de gewenste beroepshouding aannemen en het gewenste gedrag vertonen.
5. Veranderende beheersingsfilosofie
Balanced Business Scorecard (BSC)
Prestatie wordt vanuit vier perspectieven bekeken:
- Financieel: waarde voor aandeelhouders
- Intern: waar willen we goed in zijn en hoe meten we dat?
- Klant: hoe ziet de klant ons?
- Innovatie & leren: hoe verbeteren we ons en hoe meten we dat?
Kwaliteitsbeheersing
Kwaliteit: de mate waarin productkenmerken voldoen aan de eisen en wensen van de consument.
Kwaliteitsbeleid
- Productdoelstellingen
- Procesdoelstellingen (organisatie van personeel, machines, materialen)
Totale kwaliteitszorg (TKZ / IKZ)
Organisatiestrategie waarbij kwaliteit de verantwoordelijkheid is van alle medewerkers.
Voorbeelden:
- KAIZEN-principe: dagelijks, stap voor stap verbeteren.
- EFQM- en INK-model
Kwaliteitskosten
- Preventiekosten
- Beoordelingskosten
- Interne faalkosten
- Externe faalkosten