1 Inleiding

De student leert drie klassieke managementfuncties diepgaand begrijpen: plannen, organiseren en beheersen. Het gaat om inzicht in definities, doelen, soorten plannen, praktische toepassing en het onderscheid tussen verwante begrippen.

2 Wat is plannen?

Plannen is het systematisch bepalen van doelen, het formuleren van acties om die doelen te bereiken, en het structureren van tijd en middelen om die acties uit te voeren. Het is een fundamentele managementvaardigheid die richting en overzicht biedt.

Definitie van plannen

Plannen is het proces waarbij je:

  1. Doelen stelt – Wat wil je bereiken?
  2. Acties bepaalt – Welke stappen zijn nodig?
  3. Middelen toewijst – Wie, wat, wanneer en waarmee?
  4. Tijd structureert – Wanneer moet wat gebeuren?

Het doel van plannen is om efficiëntie, effectiviteit en controle te vergroten.

Soorten plannen

Type plan

Kenmerken

Strategisch plan

Lange termijn, missie, visie, positionering

Tactisch plan

Middellange termijn, beleidsvertaling, afdelingsdoelen

Operationeel plan

Korte termijn, dagelijkse taken, roosters, instructies

Contingentieplan

Alternatief plan voor onvoorziene omstandigheden (crisis, uitval, risico’s)

Waarom is plannen belangrijk?

  1. Voorkomt chaos: Iedereen weet wat, wanneer en waarom.
  2. Verhoogt productiviteit: Tijd en middelen worden optimaal benut.
  3. Versterkt samenwerking: Taken zijn duidelijk verdeeld.
  4. Maakt controle mogelijk: Je kunt voortgang meten en bijsturen.

Voorbeeld: plannen in een zorginstelling

  • Strategisch: Visie op ouderenzorg voor de komende 5 jaar.
  • Tactisch: Jaarplan voor personeelsinzet en scholing.
  • Operationeel: Weekrooster voor verpleegkundigen.

3 Wat is organiseren?

Organiseren is het proces waarbij mensen, middelen, taken en structuren zó worden ingericht dat doelen efficiënt en effectief bereikt kunnen worden. Het is een kernfunctie van management en vormt de brug tussen plannen en uitvoeren.

Wat houdt organiseren in?

Organiseren betekent:

  1. Structureren van werkzaamheden – Welke taken moeten worden uitgevoerd?
  2. Verdelen van taken – Wie doet wat, wanneer en hoe?
  3. Toewijzen van middelen – Hoe worden tijd, geld, mensen en technologie ingezet?
  4. Inrichten van communicatie en coördinatie – Hoe stemmen we af en houden we overzicht?

Organiseren in de praktijk

Bijvoorbeeld in een zorginstelling:

  1. Taken verdelen: Verpleegkundigen, artsen en administratief personeel krijgen elk hun rol.
  2. Roosters maken: Zorgen dat er altijd voldoende personeel is.
  3. Middelen beheren: Zaalindeling, medicatie, apparatuur.
  4. Structuur aanbrengen: Wie rapporteert aan wie? Welke protocollen gelden?

Organiseren ≠ improviseren

Organiseren

Improviseren

Doelgericht en gestructureerd

Reactief en ad hoc

Gebaseerd op planning en analyse

Gebaseerd op intuïtie en urgentie

Gericht op continuïteit en efficiëntie

Gericht op snelle oplossingen

Waarom is organiseren belangrijk?

  1. Efficiëntie: Voorkomt dubbel werk en verspilling.
  2. Duidelijkheid: Iedereen weet wat zijn of haar rol is.
  3. Samenwerking: Structuur bevordert afstemming en synergie.
  4. Controle: Maakt monitoring en bijsturing mogelijk.

4 Wat is beheersen?

Beheersen is het proces waarbij een manager de voortgang en resultaten van werkzaamheden controleert, vergelijkt met de gestelde doelen, en bijstuurt waar nodig. Het is de vierde klassieke managementfunctie, na plannen, organiseren en leiden.

Wat houdt beheersen in?

Beheersen betekent:

  1. Normen vaststellen – Wat zijn de gewenste prestaties of doelen?
  2. Meten – Wat is de werkelijke voortgang of output?
  3. Vergelijken – Hoe verhoudt de realiteit zich tot de norm?
  4. Corrigeren – Wat moet worden aangepast om op koers te blijven?

Het doel is om kwaliteit, efficiëntie en doelgerichtheid te waarborgen.

Voorbeeld: beheersen in een zorginstelling

  • Norm: Elke cliënt moet binnen 24 uur een intakegesprek krijgen.
  • Meting: 80% haalt die norm, 20% niet.
  • Analyse: Tekort aan personeel op maandag.
  • Correctie: Rooster aanpassen en intakeproces stroomlijnen.

Beheersen ≠ controleren

Beheersen

Controleren

Gericht op verbetering en bijsturing

Gericht op toezicht en naleving

Dynamisch en toekomstgericht

Statisch en vaak terugkijkend

Stimuleert leren en optimaliseren

Signaleert afwijkingen en fouten

Waarom is beheersen belangrijk?

  1. Voorkomt afwijkingen: Je grijpt tijdig in bij problemen.
  2. Versterkt kwaliteit: Processen worden continu verbeterd.
  3. Verhoogt transparantie: Resultaten zijn meetbaar en bespreekbaar.
  4. Ondersteunt verantwoording: Managers kunnen uitleg geven over keuzes en prestaties.
VorigeVolgende